Contrato de tratamento de dados

Em vigor desde 15 de novembro de 2026 · Anexo aos termos e condições

Este contrato cumpre o artigo 28.º do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) e segue a estrutura das cláusulas contratuais-tipo publicadas pela Comissão Europeia (Decisão de Execução (UE) 2021/915). Faz parte dos termos e condições da hi Zoe e é aceite ao mesmo tempo, por escrito, antes do pagamento da configuração, sem assinatura à parte. A hi Zoe guarda a mensagem enviada com os links, a data da aceitação e a versão aceite.

1. Partes e objeto

1. O salão (a empresa ou profissional que adere à hi Zoe) é o responsável pelo tratamento: decide que dados das suas clientes e da sua equipa regista e para que os usa.
2. A hi Zoe é a subcontratante: trata esses dados só por conta do salão, para prestar o serviço descrito nos termos e condições.
3. O tratamento abrange os dados das clientes do salão e os dados de trabalho da equipa, descritos no Anexo I. Os dados das contas de acesso, de quem visita o site e de quem pede uma reunião são tratados pela hi Zoe como responsável, nos termos da política de privacidade, e ficam fora deste contrato.
4. Este contrato vale enquanto o salão usar a hi Zoe e até os dados serem devolvidos ou apagados (secção 10).
5. Se este contrato e os termos e condições disserem coisas diferentes sobre dados pessoais, vale este contrato.

2. Instruções do salão

1. A hi Zoe só trata os dados segundo as instruções do salão. As instruções são: este contrato, os termos e condições e o que o salão faz no sistema (por exemplo, registar uma cliente, ligar a assistente, apagar uma cliente).
2. A hi Zoe não usa os dados para fins próprios, não os vende e não os usa para publicidade. Os dados não são usados para treinar modelos de inteligência artificial.
3. Se a lei obrigar a hi Zoe a tratar dados de outra forma (por exemplo, um pedido de um tribunal), avisa o salão antes, salvo se a lei o proibir.
4. Se a hi Zoe achar que uma instrução do salão viola a lei de proteção de dados, avisa o salão de imediato e pode recusar cumpri-la.

O que cabe ao salão

O salão, como responsável pelo tratamento:

• garante que tem fundamento legal para tratar os dados das suas clientes e da sua equipa;
• informa as clientes e a equipa sobre o tratamento, incluindo o uso da assistente virtual;
• pede e regista as autorizações de que precisa (dados de saúde, fotografias, mensagens pelo WhatsApp);
• responde aos pedidos das clientes sobre os seus dados;
• avisa a CNPD e as pessoas afetadas de uma violação de dados, quando a lei o exigir;
• só põe no sistema os dados de que precisa para atender.

3. Confidencialidade

1. Só têm acesso aos dados as pessoas da hi Zoe que precisam dele para prestar o serviço ou dar suporte. Todas estão obrigadas a confidencialidade.
2. O suporte só acede aos dados de um salão quando é preciso para resolver um pedido. Cada acesso fica registado e o salão pode pedir a lista.

4. Segurança

1. A hi Zoe aplica as medidas técnicas e organizativas do Anexo II, adequadas ao risco dos dados tratados.
2. A hi Zoe pode melhorar essas medidas ao longo do tempo, sem baixar o nível de proteção.
3. O salão é responsável pelo que faz com o seu acesso: escolher quem convida para a equipa, que permissões dá a cada pessoa e proteger as senhas e o segundo fator.

5. Dados de saúde e fotografias

1. O campo «Atenção no atendimento» pode ter dados de saúde (por exemplo, alergias ou cuidados a ter), que são uma categoria especial de dados (art. 9.º do RGPD). As fotografias do resultado podem identificar a cliente.
2. O sistema só guarda esses dados depois de o salão marcar que a cliente autorizou. Fica registada a data e quem marcou. É o salão que pede a autorização à cliente e que responde por ela. Se a cliente for menor, autoriza quem tem as responsabilidades parentais.
3. Os dados de saúde só são vistos pela administração do salão e por quem atende a cliente. A assistente virtual não os lê.
4. Se a cliente retirar a autorização, o salão apaga os dados no sistema.
5. Os dados de saúde só devem ser registados no campo «Atenção no atendimento». O salão não os escreve nas notas nem nas observações. Se uma cliente os escrever numa mensagem, o resumo das conversas feito pela assistente não os guarda, e o salão pode escolher que as perguntas sobre saúde passem sempre para a dona.
6. As fotografias autorizadas só são vistas pela administração do salão e ficam até a cliente retirar a autorização ou ser apagada.

6. Outros subcontratantes

1. O salão dá à hi Zoe autorização geral para recorrer aos subcontratantes do Anexo III.
2. Antes de acrescentar ou substituir um subcontratante, a hi Zoe avisa o salão por e-mail (para o e-mail da dona registado na conta) com pelo menos 30 dias de antecedência. O salão pode opor-se por motivos de proteção de dados; se não houver acordo, pode cancelar sem custos antes de a mudança valer. Se a troca for urgente, por razões de segurança ou porque um subcontratante deixou de prestar o serviço, a hi Zoe avisa o salão logo que possível, e o salão mantém o direito de se opor e de cancelar sem custos.
3. A hi Zoe impõe a cada subcontratante, por contrato, obrigações de proteção de dados equivalentes às deste contrato, e responde perante o salão pelo que eles fizerem.
4. A pedido, a hi Zoe dá ao salão uma cópia das cláusulas de proteção de dados dos contratos com os subcontratantes, com o que for segredo comercial tapado.

7. Transferências para fora da UE

1. A base de dados, com as agendas, as clientes e as mensagens, fica na União Europeia (Frankfurt, Alemanha).
2. Alguns subcontratantes podem tratar dados nos EUA (Anexo III). Nesses casos, a transferência apoia-se no Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA, quando o subcontratante está certificado, ou nas cláusulas contratuais-tipo aprovadas pela Comissão Europeia. O salão pode pedir uma cópia dessas garantias.

8. Ajuda ao salão

1. Na medida do razoável, a hi Zoe ajuda o salão a responder aos pedidos das clientes sobre os seus dados (ver, corrigir, apagar, levar, limitar ou opor-se). O sistema tem ferramentas para isso, como «Apagar cliente»; a exportação dos dados pode ser pedida à hi Zoe.
2. Se uma cliente do salão escrever diretamente à hi Zoe, a hi Zoe encaminha o pedido ao salão sem demora e não responde por ele, salvo instrução do salão.
3. A hi Zoe dá ao salão a informação de que ele precise para avaliações de impacto e para consultas à Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD).

9. Violação de dados

1. Se a hi Zoe tiver conhecimento de uma violação de dados pessoais do salão (por exemplo, um acesso indevido ou uma perda de dados), avisa o salão, para o e-mail da dona registado na conta, sem demora injustificada e, sempre que possível, até 48 horas depois de dar por ela.
2. O aviso diz, na medida do que já se sabe: o que aconteceu, que dados e quantas pessoas estão em causa, as consequências prováveis e o que foi feito ou se propõe fazer. O que ainda não se souber é enviado depois, assim que se souber.
3. A hi Zoe ajuda o salão a avisar a CNPD (em 72 horas, quando for preciso) e as pessoas afetadas, e regista todas as violações, mesmo as que não tenham de ser comunicadas.

10. Fim do contrato

1. Antes de sair, o salão pode pedir a exportação dos seus dados (clientes, marcações, financeiro).
2. Quando o salão pede para sair, os dados são apagados até 30 dias depois do fim do contrato. Quando a assinatura termina por falta de pagamento, ficam guardados até 90 dias, para o salão poder voltar, e depois são apagados. Em qualquer dos casos, o salão pode pedir que sejam apagados antes.
3. Ficam guardados só os dados que a lei obriga a hi Zoe a guardar (por exemplo, as faturas, durante 10 anos).
4. As cópias de segurança são apagadas no ciclo normal do prestador da base de dados, no máximo 30 dias depois do apagamento.

11. Auditorias e informação

1. A hi Zoe dá ao salão, a pedido, a informação necessária para demonstrar que cumpre este contrato.
2. O salão pode pedir uma auditoria, no máximo uma vez por ano, com pelo menos 30 dias de aviso. A auditoria começa pela informação e pelos documentos que a hi Zoe envia. Se não bastarem, o salão ou um auditor obrigado a segredo pode verificar à distância, sem perturbar o serviço dos outros salões nem ver os dados deles. O limite de uma vez por ano não vale depois de uma violação de dados nem quando a CNPD o pedir. Os custos são do salão, salvo se a auditoria encontrar uma falha grave da hi Zoe.

Incumprimento

1. Se a hi Zoe não cumprir este contrato, o salão pode pedir que corrija a falha num prazo razoável e, se não for corrigida, pode cancelar sem custos.
2. Se o salão insistir numa instrução contrária à lei, a hi Zoe pode suspender esse tratamento e, se o salão mantiver a instrução, terminar o contrato.

12. Responsabilidade e disposições finais

1. Cada parte responde pelos danos que causar ao violar este contrato ou o RGPD, nos termos do art. 82.º do RGPD. Entre a hi Zoe e o salão, valem os limites de responsabilidade dos termos e condições. Esses limites não se aplicam em caso de dolo ou culpa grave, nem aos direitos que a lei dá às pessoas sobre os seus dados.
2. Se uma cláusula deste contrato for inválida, as outras mantêm-se.
3. Este contrato rege-se pela lei portuguesa, com o mesmo foro dos termos e condições.

Anexo I · O tratamento

Anexo II · Medidas de segurança

• Separação por salão na própria base de dados (regras de acesso por linha): cada salão só vê os seus dados, mesmo que o ecrã falhe.
• Permissões por função: cada profissional só vê o que a sua função e as permissões dadas pela dona permitem; o número de WhatsApp das clientes não é mostrado a quem não precisa dele.
• Segundo fator obrigatório nas contas da administração do salão e da hi Zoe.
• Ligações cifradas (HTTPS) em todo o lado; dados cifrados quando guardados na base de dados e nos ficheiros (cifra do prestador); senhas guardadas só em forma irreversível.
• Cofre cifrado para as chaves de acesso à Meta de cada salão, que não se podem ler de volta.
• Acessos técnicos mínimos: as funções do servidor que recebem mensagens ou marcações usam acessos limitados às operações de que precisam; as chaves secretas ficam só no servidor.
• Proteção da página de marcação contra robôs e abusos, sem guardar o endereço de internet (só um código irreversível).
• Registo de erros sem dados pessoais e registo de cada acesso do suporte aos dados de um salão.
• Apagamento automático nos prazos do Anexo I e ferramenta «Apagar cliente».
• Dados na União Europeia (Frankfurt), com cópias de segurança diárias feitas pelo prestador da base de dados.
• Registo de todas as violações de dados, com a data, o que aconteceu, o que se fez e quem foi avisado.
• Alterações controladas: as mudanças ao sistema passam por testes automáticos, incluindo testes de isolamento entre salões, antes de chegarem ao serviço.

Anexo III · Subcontratantes

A Meta trata também alguns dados por conta própria, para cumprir as suas obrigações legais e proteger o WhatsApp; nessa parte aplicam-se as políticas dela. A garantia de cada transferência para os EUA (Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA ou cláusulas contratuais-tipo) pode ser pedida para hizoe.pt@gmail.com.